Vad är fakturering?

12 nov 2014

FaktureringFakturering syftar vanligtvis på processen som innebär att man ställer ut en faktura till ett annat företag eller en privatperson, det vill säga att man skapar ett dokument som bekräftar att någon köpt en vara eller tjänst. En faktura eller ett kvitto (betalningsunderlag) måste finnas för varje transaktion som ett företag genomför.

Förutom vid direktförsäljning är det vanligaste sättet att man betalar mot faktura på ett eller annat sätt, och där kommer fakturering in i bilden. Eftersom en faktura är ett måste för att transaktionen ska gå igenom på ett lagligt sätt måste man således ägna sig åt fakturering. För att detta ska gå korrekt till måste man ha en del grundläggande kunskaper och det är här vi kommer in i bilden.

Fakturering – grunderna

Det mest grundläggande man måste ha koll på är vad en faktura måste innehålla, nämligen följande:

  • Fakturadatum

  • Ett unikt löpnummer (fakturanummer)

  • Säljarens och köparens namn och adress

  • Säljarens momsregistreringsnummer

  • Köpares momsregistreringsnummer (om köpare är företag i annat EU-land)

  • Fakturaspecifikation (varornas och tjänsternas omfattning och art, antal, styckpris, totalpris)

  • Skattesatser (moms)

  • Datum då varorna eller tjänsterna utfördes/slutfördes

Känns det som mycket att hålla reda på? Det är det. Därför rekommenderar vi att du använder dig av ett faktureringsprogram istället – på så sätt så slipper du ha en massa olika saker i huvudet och kan fokusera på din huvudverksamhet istället.

Mer om fakturering

Det är oerhört viktigt att ha bra koll på sin fakturering. Alla papper måste vara i ordning, annars blir det problem med bokföringen. Klicka här för att få några fler tips för att få ordning på din fakturering. Det är också viktigt att du inte missar när det gäller reglerna för lagring (bevaring) av fakturorna – läs mer om lagring av fakturor här.

Som vi redan sagt så rekommenderar vi verkligen att du använder ett faktureringsprogram eftersom detta underlättar väldigt mycket vid alla former av fakturering – men läs gärna artiklarna ovan också så att du får mer på fötterna och bättre kunskaper om fakturering som sådan.

Få ordning på din fakturering

11 apr 2014

Har du problem med att få ordning på din fakturering? Blir det lätt hänt att dina fakturor hamnar huller om buller, att du betalar först efter anmodan från kund eftersom du råkat glömma bort någon faktura för betalning? Skriver du ut dina fakturor lite ”när det passar”? Det finns ett par enkla saker du kan göra för att få bättre ordning på din fakturering, det rör sig om små tidsbesparande åtgärder som gör att du inte bara får mer kontroll utan därigenom även sparar pengar.

Använd ett faktureringsprogram

Den enskilt mest tidsbesparande åtgärden är att använda ett faktureringsprogram. Ett faktureringsprogram automatiserar en stor del av faktureringsprocesserna och gör med sin uppbyggnad att du får bättre koll. Programmet själv sätter förfallodatum, sparar dina fakturor, registrerar betalningar, påminner dig om förfallna fakturor, ger dig möjligheten att få olika rapporter och så vidare. Dessutom får du automatiskt använda snygga fakturamallar.

Avsätt tid för fakturering

Istället för att fakturera ”då och då”, avsätt någon timme varje vecka när du slår dig ner och sköter din fakturering – tar hand om inkommande fakturor, skickar din utgående fakturor, bevakar eventuella obetalda fordringar och så vidare. Har du avsatt tid för att sköta allt kommer du heller inte bli störd av andra ärenden som för stunden kanske känns viktigare.

Följ konkreta rutiner

Ha också konkreta rutiner för hur du sköter din fakturering. När det gäller inkommande fakturor – ha en mapp där du placerar betalda fakturor och en där du placerar obetalda. Sortera fakturorna t.ex. efter förfallodatum och ha för vana att kolla högen med regelbundet mellanrum. På så sätt missar du aldrig något förfallodatum. Och som ovan – fakturera på en konkret tid varje vecka/dag (beroende på hur mycket du behöver fakturera).

Glöm också inte bort att du måste lagra dina fakturor.

Krav gällande lagring av fakturor

11 apr 2014

En sak som många inte har full koll på är att man faktiskt måste lagra sina fakturor – antingen på papper eller i elektroniskt format. Fakturauppgifterna – det så kallade betalningsunderlaget – måste sparas i sju år. Men du måste inte bara lagra fakturorna som du själv skickar, utan även alla fakturor som du tar emot samt som tredje part utfärdar för din räkning, liksom fakturor som kund utfärdar vid så kallad självfakturering.

Som tur var så går det nuförtiden att sköta det mesta med hjälp av ett modernt faktureringsprogram. Använder du ett sådant så lagras ju dina fakturor i själva programmet och du har dem tillgängliga när som helst. Självklart bör du definitivt spara dina fakturor även i digitalt format på din dator samt på t.ex. något flashminne eller liknande. Om du vill kan du självklart också spara fakturorna i pappersformat, även om det är enklare att ha sin fakturering digital nuförtiden.

Om du inte använder ett faktureringsprogram, ja, då måste du själv ta fram noggranna lagringsrutiner och samtidigt garantera att du gör backup på alla fakturor som du skickar iväg.

Lagring av inkommande fakturor

Viktigt är att du inte missar att du även måste lagra dina inkommande fakturor, så det gäller att du har en rutin även för detta. Du kan lagra dem elektroniskt också (elektronisk fakturering blir allt vanligare), men det är bra om du kollar med din revisor först så det inte blir några missförstånd. Hur som helst – glöm inte bort att spara även dessa fakturor så att du lever upp till lagens alla krav!

Bra faktureringsprogram

11 apr 2014

Som vi redan nämnt så är vi stora fans av faktureringsprogram. Vi anser att ett faktureringsprogram är mer eller mindre ett måste, så här kommer vi testa och recensera olika faktureringsprogram. Vi kommer att fylla på listan allt eftersom, men vi börjar med att recensera vårt favoritprogram:

Faktura24 faktureringsprogramFaktura24 (www.faktura24.se)

Faktura24 är ett faktureringsprogram som är skapat för att vara enkelt att använda, men samtidigt ha funktioner som passar även de mest kräsna av användare. Det är väldigt enkelt att komma igång, och det snygga och smidiga interfejset gör att man känner sig mer eller mindre hemma direkt. Det är stora och tydliga ikoner, det är klara och ljusa färger, det är helt enkelt smidigt och effektivt att använda.

Fakturorna följer samma mall – det är klart, tydligt och cleant som är ledorden. Alla funktioner är lättillgängliga – du behöver inte navigera dig igenom femtiosju lager av menyer för att komma åt det du vill, utan allt är lätt att hitta och komma åt.

Faktura24 är ett till fullo digitalt faktureringsprogram och det går alldeles utmärkt att mejla fakturor direkt från programmet. Självklart sparas alla fakturor, kunder och artiklar i smidiga och lättsökta register. Allt är tillgängligt via ett par musklick.

Faktura24 är faktiskt också ett väldigt billigt faktureringsprogram, det kostar bara runt tusenlappen för ett års användande – och det är inte mycket alls om man jämför med konkurrerande faktureringsprogram. Dessutom erbjuder de 30 dagar gratis för att du ska kunna testa alla programmets funktioner innan du bestämmer dig för köp.